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Vous êtes un service d'aide à domicile conventionné par la Carsat



Vous trouverez dans cette rubrique la procédure de traitement des facturations des heures d’aide à domicile et les tableaux/fichiers normalisés pour vos échanges avec la Carsat.


Avant toute facturation, la structure devra en préalable :

  • s’assurer que chaque personne à facturer figure bien sur la liste des bénéficiaires pour l’échéance concernée (Menu "Aide à domicile", sous menu "Liste des bénéficiaires") ;
  • s'assurer que le paiement de l'échéance n'a pas déjà été réalisé ;
  • vérifier ses anomalies de facturation et ses anomalies de report.

 


Facturation mensuelle via Ppas

a) Structure facturant par saisie en ligne : la structure peut facturer tous les dossiers d'aide au maintien à domicile figurant sur le formulaire de saisie dans Ppas.

b) Structure facturant par envoi de fichier via Ppas : la structure peut facturer tous les dossiers d'aide au maintien à domicile figurant sur la liste des bénéficiaires pour l’échéance concernée (Menu "Aide à domicile", sous menu "Liste des bénéficiaires").

 

Pour assurer un bon suivi, la structure doit effectuer ses facturations mensuellement.

 

La circulaire CNAV 2012-61 du 7/9/2012 a fixé le délai maximal de présentation des factures à la caisse à 6 mois. Ce délai entre en application dès lors que l'accord de l'aide financière a été notifié par la caisse au bénéficiaire.

 

Dispositif de respect de la préconisation de l’évaluateur

  • La facturation mensuelle est limitée à 1 heure supplémentaire ou à 125 % maximum de la préconisation mensuelle de l’évaluateur.
  • Si les besoins de la personne âgée nécessitent davantage un mois donné, une demande de dépassement temporaire doit impérativement être envoyée dans les 5 jours précédant l’intervention par le prestataire à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en utilisant le formulaire « Carsat PAP AMD demande de dépassement horaire ».    

 

Sans réponse négative de la Carsat dans un délai de 5 jours, le dépassement horaire ne fera pas l’objet d’un calcul d’indu. Périodiquement, l’ensemble de la facturation sera analysé et des indus pourront être notifiés au prestataire en cas de dépassements sans accord préalable.  

 

  • Si les besoins de la personne âgée nécessitent davantage d'heures de manière durable, une demande de révision du PAP doit être effectuée.

 

En cas de modification du plan d’aide (suite à demande de révision ou suite à évaluation intermédiaire) :

- la modification du PAP prend effet postérieurement à la visite de l’évaluateur :
> Visite avant le 15 du mois m : le nouveau plan d’aide commencera au 1er jour du mois m+1 suivant l’évaluation.
> Visite après le 15 : le nouveau plan d’aide commencera au 1er jour du mois m+2 suivant l’évaluation.


Exemple : PAP de 6 h par mois du 1-03-12 au 28-02-14. Visite de l’évaluateur le 13-04-13. Nouveau PAP : 4h par mois du 1-05-13 au 28-02-14 (L’évaluateur peut être amené à ajuster la date de fin de pris en charge).

 


Facturation des heures de régularisation : heures AMD, portage de repas ou téléassistance

Une régularisation est un ajout, un retrait d’heures à des heures d'une même échéance déjà traitées ou une modification du taux de l’usager.

 

Pour pouvoir être payées, les heures de régularisation doivent être envoyées à la Carsat :
- par mail aux adresses suivantes

  • Bourgogne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

- ou par courrier avec cachet de la structure et signature du représentant, pour qu'un traitement manuel soit effectué  . Il convient d’utiliser le tableau ci-dessous proposé en téléchargement en précisant dans l’entête « Facturation de régularisation : heures AMD  ou Portage de repas ou Téléassistance », pour qu'une régularisation manuelle soit effectuée.
Les échéances concernées feront l’objet d’un contrôle. (Cf  point 7 Contrôles des facturations transmises en dehors du système d’information PPAS)

Remarque : les éventuelles régularisations liées à un changement de taux horaire CNAV sont automatiquement gérées par la Carsat en fonction des facturations reçues antérieurement.

 


Facturation des heures AMD Dimanches et jours fériés

Pour pouvoir être payées, les heures Dimanches et jours fériés doivent être envoyées à la Carsat :

- par mail aux adresses suivantes

  • Bourgogne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

- ou par courrier avec cachet de la structure et signature du représentant, pour qu'un traitement manuel soit effectué  . Il convient d’utiliser le tableau ci-dessous proposé en téléchargement en précisant dans l’entête « Facturation heures AMD dimanches et jours fériés », pour qu'une régularisation manuelle soit effectuée.
Les échéances concernées feront l’objet d’un contrôle. (Cf  point 7 Contrôles des facturations transmises en dehors du système d’information PPAS)

 


Anomalies de facturation et de report

Les anomalies de facturation et les anomalies de report sont disponibles dans Ppas via le menu « Aide à domicile», sous menu « Anomalies de facturation, de report».

 

Les anomalies peuvent être générées :

  • à l’envoi d’un fichier de facturation (anomalies de facturation) ;
  • à l’entrée dans le système d’information (anomalies de report à J+2 ou J+3 de l'envoi).

 

Les anomalies de facturation figurent au début de la liste présentée dans Ppas.

Attention : les anomalies de report figurent en bas de la liste présentée.

 

Les anomalies doivent être exploitées en utilisant la procédure de traitement des anomalies de facturation et de report  (disponible dans Ppas Menu « Documentation», sous menu « Guides et outils»).

 

Avant toute chose, il faut s’assurer que le paiement n’a pas déjà été effectué ou que le plafond du PAP n’a pas été dépassé. Se référer sur le bordereau de paiement au nombre d’heures payées (et non au montant payé, car les éventuelles régularisations de taux horaire sont automatiquement gérées par la Carsat en fonction des facturations reçues). M^me principe pour le portage de repas et téléassistance.

 

Si nécessaire, vous pouvez signaler l’anomalie à la Carsat à l’aide de la procédure de demande individuelle.

 

Seules les lignes de facturation qui ont généré des anomalies de facturation peuvent être re-facturées via le portail après résolution de l'anomalie (sauf lorsque le motif d'anomalie est "ligne de facture déjà envoyée ou échéance déjà facturée").

 

Pour traiter les anomalies de report la structure doit remplir le tableau habituel (disponible plus haut, « modèle de bordereau de refacturation »). Ce tableau doit être transmis dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :

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  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) - Liste de refacturation – MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier) ».

 

Les échéances concernées feront l’objet d’un contrôle. (Cf chapitre en bas de page "Contrôles des facturations transmises en dehors du système d’information PPAS")

 


Les prises en charge non notifiées (les dossiers n’apparaissent pas sur la liste des bénéficiaires)

Attention : vous ne devez intervenir que chez des personnes pour lesquelles vous avez reçu une fiche de liaison par l’évaluateur ou une demande d’intervention au titre de la sortie d’hospitalisation. Toutefois, face à des situations exceptionnelles de retard dans le traitement des demandes, et par volonté de la Carsat de ne pas interrompre l’aide, les structures peuvent être confrontées à des situations de prises en charge non notifiées.

 

Dossier sans fiche de liaison pour une 1ère demande

Vous ne pouvez pas intervenir dans le cadre d’une prise en charge Carsat sans fiche de liaison. Si tel était le cas, la CARSAT se réserve la possibilité de ne pas prendre en charge les heures réalisées.

 

Dossier sans fiche de liaison (avec une prise en charge achevée= renouvellement)

Au-delà de deux mois d’intervention et avant la fin du troisième mois, si la structure n’a pas reçu de fiche de liaison, il convient de s’assurer auprès de la personne qu’elle souhaite poursuivre son intervention puis d’alerter la Carsat en utilisant le modèle habituel.

 

 

La demande doit être transmise dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :

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en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) – PEC attente MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier)».

 

Si la structure d’aide à domicile continue d’intervenir au-delà du 3ème mois suivant la fin de la prise en charge sans que la CARSAT en soit informée, aucune régularisation avec effet rétroactif ne sera effectuée.

 

Dossier avec fiche de liaison

Si des dossiers ont une prise en charge non notifiée, dans le mois suivant la réception de la fiche de liaison, la structure doit interroger la Carsat afin de ne pas différer les paiements.

 

La structure doit utiliser le modèle habituel : 

 

La demande doit être transmise dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :

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  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

en mentionnant en objet : «XXXXXXXX (numéro de la structure) – PEC en attente MMAAAA (mois et année d’envoi du fichier)».  

 


Modèle de mail de demande individuelle

Ce modèle est fourni pour toute demande concernant un dossier individuel dont la prise en charge est déjà notifiée : prise en charge ou période de prise en charge erronées, information individuelle (erreur du taux, erreur sur le nombre d’heures)…

 

Copiez/collez le tableau ci-dessous dans votre email, puis complétez-le.

Ce mail est ensuite à transmettre dans la boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :

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  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

en mentionnant en objet «Demande individuelle - XXXXXXXX (votre numéro de structure) – MMAAA (mois et année d’envoi du fichier), motif (paiement ou taux ou période PEC ou autre)».

 Nom du bénéficiare                                                                            
 Prénom du bénéficiaire  
 Numéro de sécurité sociale  
 Commune  
 Secteur évaluateur  
 Demande  

 

 


SH-ARDH

Les mails concernant des dossiers de sortie d’hospitalisation doivent être envoyés sur la boite dédiée SH-ARDH suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

 


Contrôles des facturations d’heures AMD transmises en dehors du système d’information PPAS (Portail Partenaires Action Sociale)

A compter du 1er septembre 2016, toute facturation d’heures AMD transmise à la Carsat en dehors du système d’information du Portail Partenaires Action Sociale devra obligatoirement être accompagnée des justificatifs d’intervention tel que les feuillets (version papier) signés des bénéficiaires et/ou les relevés de télégestion.


Sont concernées , les heures de régularisation (ajout, retrait d’heures à des heures d’une même échéance déjà traitées ou modification du taux de l’usager), les heures d’aide ménagère à domicile Dimanches et jours fériés ainsi que les anomalies de facturation et de report, transmises à la caisse sous forme de bordereaux de refacturation excel, par le biais des adresses mails dédiées aux prestataires de services.

Boite mail dédiée aux prestataires de chaque région :

  • Bourgogne : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
  • Franche-Comté : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Les pièces justificatives attestant des interventions  de l’échéance complète (heures déjà payées comprises) seront systématiquement transmises par le prestataire lors de l’envoi de sa facturation.
Un contrôle systématique de ces bordereaux sera effectué avant paiement par la Carsat.


A réception des bordereaux, la structure dispose d’un délai d’un mois pour transmettre les justificatifs à la Carsat. Sans réception des justificatifs, le bordereau de facturation manuelle sera classé sans traitement.


En cas de ligne(s) contrôlées « non conformes » (nombre d’heures non signé du bénéficiaire, absence de feuillets), celles-ci seront retransmises au prestataire et ne feront pas l’objet d’un paiement. Elles pourront être transmises à nouveau via un bordereau dès lors que les justificatifs seront conformes.


En cas de dépassement du délai maximal de facturation > 6 mois (circulaire Cnav du 07/09/2012) la Carsat se réserve le droit de refuser le paiement de l’échéance. Dans certains cas, la Carsat étudiera la situation qui justifiera ou non de l’opportunité d’un paiement.